Управление знаниями: преимущества, инструменты и разработка программ

Что это такое? Управление знаниями (англ. knowledge management, KM) представляет собой искусственно созданную систему процессов для аккумулирования и дальнейшей передачи информации и навыков внутри компании.

На что обратить внимание? Стоит отметить, что сравнивать его с внутрикорпоративным обучением нельзя, которое фактически является частью системы управления знаниями. Так чем же они различаются и почему КМ облегчает адаптацию новичков?

Зачем нужно управление знаниями в компании

Перед владельцем любого бизнеса стоит множество важных задач. В частности, развитие компании, повышение ее репутации и качества внутренних процессов, влияющих на это. Разумеется, в решении многих вопросов задействован и персонал, а потому руководителю нужно внедрять программы, направленные на усиление их компетенции, а также помогающие сформировать кадровый резерв.

Можно выделить две основные группы знаний, которые оценивают менеджеры компаний:

• Явные, то есть те, которые могут быть переданы одним сотрудником другому. Это различные документы и отчеты, зафиксированные результаты исследований, официальные письма, запросы и прочее. Иначе говоря, под явными знаниями подразумевается то, что можно зафиксировать, измерить, записать и передать.
• Неявные – знания, основанные на практике. Речь ведется о личном опыте человека, его навыках и умениях, способностях к логике и генерации идей. Это нельзя отобразить или где-то зафиксировать.

Трансляция неявных знаний производится путем личного взаимодействия между сотрудниками на тренингах, например, или на вебинарах. Специалист делится своим опытом и рассказывает о возможностях развития навыков, в то время как остальные участники мероприятия документируют его слова или осваивают практические методы использования знаний.

Узнай, какие ИТ - профессии
входят в ТОП-30 с доходом
от 210 000 ₽/мес

Павел Симонов

Исполнительный директор Geekbrains

Команда GeekBrains совместно с международными специалистами по развитию карьеры подготовили материалы, которые помогут вам начать путь к профессии мечты.

Подборка содержит только самые востребованные и высокооплачиваемые специальности и направления в IT-сфере. 86% наших учеников с помощью данных материалов определились с карьерной целью на ближайшее будущее!

Скачивайте и используйте уже сегодня:

Павел Симонов

Исполнительный директор Geekbrains

Топ-30 самых востребованных и высокооплачиваемых профессий 2023

Поможет разобраться в актуальной ситуации на рынке труда

Подборка 50+ бесплатных нейросетей для упрощения работы и увеличения заработка

Только проверенные нейросети с доступом из России и свободным использованием

ТОП-100 площадок для поиска работы от GeekBrains

Список проверенных ресурсов реальных вакансий с доходом от 210 000 ₽

Получить подборку бесплатно

pdf 3,7mb

doc 1,7mb

Уже скачали 30006

Явные знания можно передавать третьим лицам, благодаря возможности их однозначной формулировки, записи и хранения. Сотрудники компании получают к ним доступ в виде справочников, инструкций, руководств, рекомендаций и прочих материалов, содержащих систематизированные и структурированные данные.

Процесс управления знаниями в организации, безусловно, должен быть четко отлажен. Это требуется, в первую очередь, для того чтобы каждый сотрудник мог найти необходимую ему информацию, и использовать ее при выполнении своих рабочих задач. Помимо создания хранилища и предоставления свободного доступа к нему работников, в задачи управленца также входит налаживание взаимодействия между сотрудниками разных подразделений с целью обмена знаниями.

Когда человеку предоставляется возможность обучения и самореализации, в том числе беспрепятственный доступ к любым инструментам, необходимым для повышения его личной эффективности, это существенно влияет на результативность работы всей команды. Целью управления знаниями становится мотивация сотрудников к развитию в профессиональной сфере с использованием поощрительных методов для перспективного роста и достижения благополучия компании.

Корпоративная система управления знаниями

Управление знаниями на предприятии зиждется на идее их практического использования. Другими словами, для сотрудников проводятся регулярные тренировки, в основу которых положена технология моделирования различных ситуаций по специально созданному сценарию (use case). В этих ситуациях оцениваются действия работников и их способность применять полученные знания на практике.

Каждый сценарий тщательно разрабатывается и содержит два основных блока:

• Обучающий. То есть знания, представленные в виде структурированной информации.
• Контрольный. Предполагает применение методов внедрения этой информации в память сотрудников.

Между двумя блоками сценария должна прослеживаться взаимосвязь. Например, в обучающем содержится скрытый ответ на вопрос из контрольного, но, чтобы его уточнить, необходимо прибегнуть к помощи дополнительных источников сведений.

Каждая такая тренировка предполагает решение нескольких сценариев. Результаты каждого сотрудника фиксируются для дальнейшего статистического анализа, который отражает уровень его знаний. Управление знаниями позволяет определить ключевые показатели эффективности, как для отдельного работника, так и для команды в целом.

6 очевидных преимуществ системы управления знаниями, умениями, навыками

Теоретическая подкованность работников и их высокая квалификация – есть залог успешной деятельности компании. Именно поэтому менеджерам следует уделять достаточно внимания налаживанию процесса управления знаниями, который позволяет получить положительный результат, в частности:

• Предоставление свободного доступа сотрудников к требуемой информации.
• Сокращение времени, необходимого для принятия важных решений.
• Улучшение взаимодействия между подразделениями, способствующего генерации большего количества полезных идей.
• Развитие навыков общения сотрудников внутри и вне компании.
• Получения более качественной и систематизированной информации.
• Последовательные этапы развития и обучения работников.

Основные направления управления знаниями в компании

Прежде всего, нужно отметить, что управление знаниями необходимо осуществлять на постоянной основе. Ведь компания должна стремиться к совершенству, а для этого требуется вести постоянный поиск новой информации, формировать дополнительные материалы и инструкции, совершенствовать имеющиеся методы развития и т.п.

Структура управления знаниями включает в себя пять основных направлений обработки данных:

• формирование;
• сбор;
• анализ;
• интеграция,
• передача.

Дарим скидку от 60%
на курсы от GeekBrains до 22 сентября

Уже через 9 месяцев сможете устроиться на работу с доходом от 150 000 рублей

Забронировать скидку

Чтобы правильно скоординировать процесс и получить на выходе эффективный результат, менеджер должен выполнить несколько подготовительных этапов:

• Произвести оценку потребностей предприятия. Здесь требуется четко сформулировать существующие проблемы и определить методы управления знаниями, которые помогут их решить.
• Подготовить пошаговый план улучшений.
• Определить стандарты управления знаниями, при необходимости внедрить новые, ранее не используемые инструменты.
• Вести наблюдение за реализацией разработанной стратегии, оценивать эффективность предложенных методов и, в случае несоответствия ожидаемым результатам, вносить коррективы в план.
• Проанализировать промежуточные показатели деятельности компании после внедрения процесса управления знаниями. Вынести обоснованное заключение о целесообразности применения тех или иных средств и подходов, указать факторы, которые способствуют или, напротив, мешают достижению поставленных целей.

Разработка успешной программы управления знаниями

Далее разберем этапы бизнес-процесса управления знаниями в компании.

Шаг 1. Определяем направления развития бизнеса и осуществляем постановку задач

Для чего нужен такой анализ? Чтобы практическое управление знаниями отвечало требованиям установленных целей.

Только до 23.09

Скачай подборку материалов, чтобы гарантированно найти работу в IT за 14 дней

Список документов:

ТОП-100 площадок для поиска работы от GeekBrains

20 профессий 2023 года, с доходом от 150 000 рублей

Чек-лист «Как успешно пройти собеседование»

Чтобы получить файл, укажите e-mail:

Введите e-mail, чтобы получить доступ к документам

Подтвердите, что вы не робот,
указав номер телефона:

Введите телефон, чтобы получить доступ к документам

Скачать подборку бесплатно pdf 2,5mb

Уже скачали 52300

Я подтверждаю согласие на обработку персональных данных.

Шаг 2. Проводим подготовку к внедрению процесса

Это не так просто, как может показаться сначала. Это, своего рода, создание отдельной культуры, которая касается всех и каждого.

Шаг 3. Создаем систему менеджмента управления знаниями

Любопытно, но в некоторых компаниях руководители часто забывают назначить ответственное лицо за данный процесс. Хотя именно этот фактор в первую очередь способствует его отладке и эффективному функционированию.

Шаг 4. Проводим проверку знаний

Прежде чем начать разработку программы по управлению знаниями, следует четко определить места их хранения, степень доступности информации. А если говорить о неявных знаниях, то простым аудитом здесь не ограничиться. Вероятнее всего, потребуется провести наблюдения, беседы или устроить опрос, который поможет определить, чего в компании не хватает.

Шаг 5. Определяем целесообразность использования инструментов и технологии. Выделяем приоритетные

Процесс управления знаниями трудоемкий и затратный. Поэтому так важно заранее планировать и распределять расходы.

Шаг 6. Формируем концепцию программы и ее соответствие возможностям компании

Это непросто, но именно ясное представление о том, как должна выглядеть и работать система, позволит составить четкие понятные инструкции и согласовать между собой все ее аспекты для получения ожидаемого результата.

Шаг 7. Объединяем все имеющиеся знания в одном хранилище

Сколько бы полезной информации не предоставлялось сотрудникам, ее ценность тем ниже, чем хаотичней порядок ее передачи. Лучше всего создать единую базу знаний, к которой сможет обращаться любой человек для выполнения своих рабочих задач. Это не только будет способствовать налаживанию процесса обучения в целом, но и сделает это процесс максимально доступным и простым.

Шаг 8. Работаем над системой даже после ее внедрения. Проводим регулярный анализ и сбор статистики

Нельзя поставить точку, когда процесс управления знаниями запущен. Хороший руководитель должен убедиться, что система функционирует правильно. Для этого нужно сопоставлять полученные результаты с исходными задачами организации, вносить изменения в программу, если потребуется. И делать это нужно постоянно.

Инструменты и технологии корпоративной системы управления знаниями

Распространение знаний происходит следующими способами: поиск информации, ее публикация, передача данных, ответы на вопросы. Реализация каждого из способов осуществляется с использованием вспомогательных инструментов:

5 рекомендаций по эффективному управлению знаниями и информацией

Управление знаниями – это процесс, который не проходит без участия сотрудников, а потому при разработке успешной программы необходимо учитывать их мнение и потребности. Для получения обратной связи от работников допустимо провести опрос, использовать веб-аналитику либо, что предпочтительней всего, организовать общение с командой и личные беседы с каждым участником.

• Пусть все знания хранятся в одном месте, в том числе новые. На практике полезные данные часто располагаются в местах, к которым есть доступ далеко не у всех. К примеру, в электронной почте одного из сотрудников, папке на рабочем столе, или попросту в голове работника. Интеграция информации в один репозиторий – ключевой фактор успеха в системе управления знаниями.
• Предоставление открытого и свободного доступа всех сотрудников к имеющимся знаниям способствует улучшению качества их передачи и использования. Многие компании ограничивают права пользователей, закрывая для них возможность обращения к тому или иному источнику за получением необходимых сведений. Лучше всего внедрить технологию, которая помогала бы сотрудникам не только находить нужные знания, но и создавать, и делиться новыми.

  Читайте также!

  Современные образовательные технологии: виды и тренды

  Подробнее
  
• Управление знаниями проекта требует хорошей подготовки. Донести до участников основную мысль, задачи, а также ознакомить с последовательным планом реализации целей поможет карта проекта. Наглядное представление позволяет быстрее изучить и понять область деятельности, требуемый объем работ, а еще получить от заинтересованных лиц комментарии о ходе их выполнения.
• При создании документации, содержащей необходимые знания, лучше всего не использовать сухой, научный язык и отдавать предпочтение коротким статьям или пояснениям. Иначе говоря, прочтение длинного документа с большим количеством непонятных слов и пространных описаний, не способствует хорошему усвоению информации. А вот короткая «живая» статья, изложенная простым языком, и интереса больше вызовет, и запомнится быстрее.
• Культуру обмена знаниями следует постоянно укреплять. Допустимо использовать методы поощрения самых активных участников и авторов, награждение команд, которые внесли существенный вклад в развитие компании.

Популярные статьи

Высокооплачиваемые профессии сегодня и в ближайшем будущем

Дополнительный заработок в Интернете: варианты для новичков и специалистов

Востребованные удаленные профессии: зарабатывайте, не выходя из дома

Разработчик игр: чем занимается, сколько зарабатывает и где учится

Как выбрать профессию по душе: детальное руководство + ценные советы

Автор статьи:

Редакция сайта GeekBrains Шеф-редактор раздела Программирование